10 prompts d'IA per a resums de reunions i tasques a fer
Deu prompts d'IA per copiar i enganxar que converteixen unes notes de reunió caòtiques en resums nets i tasques assignades — perquè surtis de cada reunió sabent qui s'encarrega de què.
La reunió acaba de tancar-se. Tothom ha fet que sí amb el cap, ha dit "genial, fem-ho" i ha tancat el portàtil. Vint minuts després estàs mirant un document en blanc intentant recordar qui va acceptar de fer què exactament — i si aquella data límit era dijous o dijous que ve.
L'IA pot arreglar gairebé tot això en uns deu segons — enganxa les notes o la transcripció, executa un prompt i obtens un resum net amb les tasques a fer. Però hi ha un parany que ningú esmenta: un prompt mandrós et dóna un resum mandrós, i un prompt massa confiat s'inventarà tan tranquil un responsable per a una tasca que ningú s'havia ofert a fer. Aquesta guia et dóna 10 prompts que ho fan bé, més els hàbits que mantenen l'IA honesta.
Per què "resumeix aquesta reunió" et dóna una pasta inservible
Escriu "resumeix aquesta reunió" a ChatGPT i obtindràs una cosa que tècnicament és un resum i a la pràctica no serveix de res: un mur de pics que diu "l'equip va parlar del calendari" sense dir-te mai què van decidir sobre ell.
La solució és deixar de demanar un resum i començar a demanar un document concret amb una forma concreta. Tot bon prompt de reunió fa tres coses:
Assigna un rol. "Ets un assistent de direcció" o "Ets un cap de projecte" li diu a l'IA què compta com a important i què és només xerrameca.
- Defineix la sortida exacta. No diguis "fes-ho estructurat". Detalla les seccions i columnes que vols: Decisions, Tasques a fer (amb responsable i data límit), Preguntes obertes.
Posa regles de les quals no es pugui escapolir. La principal: no inventar-se mai un responsable ni una data límit que no s'hagi dit realment.
Aquesta última regla és la diferència entre un resum que pots enviar i un que es dedica a inventar coses sense fer soroll. L'incorporarem a cada prompt de més avall. Per a la versió més a fons d'aquesta idea, mira l'anatomia d'un prompt perfecte i el prompting de rols.
Abans d'enganxar res: una comprovació de privadesa de 30 segons
Les notes de reunió són un dels textos més sensibles que mai donaràs a una IA — sous, noms de clients, debats legals, estratègia a mig coure. Abans d'enganxar una transcripció, dedica 30 segons a pensar on va a parar.
- Anonimitza el que és realment sensible. Canvia els noms reals per "Persona A" i treu els imports de sous, els identificadors de clients i qualsevol cosa legal o mèdica. L'IA no necessita noms reals per estructurar les notes.
Coneix el teu pla. Als plans gratuïts i de consum Plus/Pro, els teus xats es poden fer servir per entrenar el model si no ho desactives (a ChatGPT: Configuració → Controls de dades). Els plans Business, Team i Enterprise no entrenen amb el teu contingut per defecte.
- Per a qualsevol cosa confidencial, fes servir un pla d'empresa — o no l'enganxis. Un 1:1 sobre el rendiment d'algú o un debat sensible de la junta no hauria d'anar a parar a un compte gratuït personal.
Això no és paranoia; és la diferència entre una eina pràctica i una fuita d'informació. Un cop tens clar on va el text, els prompts de més avall fan la resta.
Dibuix de notes de reunió caòtiques a l'esquerra que es transformen en una llista de tasques ordenada amb responsables assignats a la dreta
Els 10 prompts per a reunions
Cada prompt fa servir {{dobles claus}} per a les parts que canvies — enganxa les notes o la transcripció on diu {{transcript}} i omple la resta. Estan escrits per als models actuals (el GPT-5.5 de ChatGPT, el Claude Opus 4.8, el Gemini 3 Flash de Google), però no són primmirats — qualsevol assistent d'IA actual els digerirà bé. Com sempre, tracta la sortida com un bon primer esborrany, no com a paraula sagrada.
1. El resum executiu de 30 segons
Per quan un líder enfeinat necessita el resultat i res més. Aquest elimina la jugada per jugada i et dóna decisions i impacte.
Ets un assistent de direcció. Llegeix les notes de reunió de més avall i escriu un TL;DR per a un líder enfeinat que no hi era.
Genera exactament:
1. Un titular d'una frase sobre què anava realment aquesta reunió
2. "Resultats clau" — 3 pics
3. "Decisions preses"
4. "Riscos o impactes en el calendari"
Ignora la conversa intranscendent, la logística d'agenda i les digressions menors. No facis servir frases vagues com "l'equip va parlar de" — digues què es va decidir realment. Que no passi de 150 paraules.
Notes:
{{transcript}}
2. Tasques a fer amb responsables i dates límit
El que faràs servir més — i el que té més números d'anar malament, perquè a l'IA li encanta assignar tasques a gent que mai les va acceptar. La regla d'aquest prompt l'obliga a marcar qualsevol cosa poc clara en comptes d'endevinar.
Extreu cada tasca a fer de les notes de més avall en una taula amb aquestes columnes: Tasca | Responsable | Data límit | Prioritat (Alta/Mitjana/Baixa).
Regles:
- Crea una fila només quan hi hagi una tasca clara.
- Si el responsable no s'ha dit clarament, escriu "SENSE ASSIGNAR". Si no s'ha donat cap data límit, escriu "PENDENT". No endevinis mai un responsable ni una data.
- Sota la taula, afegeix una secció titulada "Cal aclarir" amb qualsevol tasca on falti el responsable o la data límit.
Notes:
{{transcript}}
Aquesta instrucció de SENSE ASSIGNAR / PENDENT és tot el truc. Sense ella, l'IA omple els buits amb ficció que sona convincent, i descobreixes tres setmanes més tard que se suposava que "algú" havia d'escriure al client.
3. Acta formal de reunió
Per a juntes, comitès i qualsevol cosa que esdevingui un registre oficial. Aquí les restriccions importen — un registre oficial que s'inventa una votació és pitjor que cap registre.
Ets un redactor d'actes professional. A partir de les notes de més avall, genera una acta formal de reunió amb aquesta estructura:
- Títol, data i hora de la reunió
- Assistents (i qualsevol persona anotada com a absent)
- Punts de l'ordre del dia tractats
- Decisions preses (numerades)
- Tasques a fer (taula: Responsable | Acció | Data límit)
- Preguntes obertes / temes ajornats
- Pròxima reunió
Fes servir un llenguatge neutre i objectiu. No afegeixis comentaris ni interpretacions, i no t'inventis mocions, votacions, noms ni cap detall que no surti a les notes.
Notes:
{{transcript}}
4. Resumir una transcripció llarga de Zoom o Teams
Les transcripcions en cru són caòtiques — "Parlant 1", marques de temps, frases a mitges, 60 minuts d'allò. Aquest prompt està fet per a això, i pren una tècnica directament de la pròpia guia de prompting d'Anthropic.
{{transcript}}
Aquí dalt hi ha una transcripció de reunió en cru. Primer, troba i cita els 5–8 moments més importants — decisions, compromisos i desacords. Després, fent servir només aquestes cites, escriu un resum amb:
- Context (una línia)
- Decisions clau
- Tasques a fer (Responsable, Data límit — escriu SENSE ASSIGNAR/PENDENT si no s'ha dit)
- Preguntes obertes
Les etiquetes dels parlants poden ser genèriques (Parlant 1, Parlant 2). Atribueix les afirmacions a l'etiqueta donada. No endevinis el nom real de ningú.
Converteix la reunió en el correu que deus a tothom — amb les tasques de cadascú destacades perquè ningú pugui dir que no va veure les seves.
Fent servir les notes de reunió de més avall, escriu un correu breu de seguiment per als assistents.
Estructura:
- Un agraïment d'una línia
- "Resum ràpid" — 3 o 4 punts clau
- "Decisions preses"
- "Les teves tasques a fer" — agrupades per persona, cadascuna amb la seva data límit
- Una línia de tancament confirmant la pròxima reunió (si se'n va fixar una)
Professional però proper. Menys de 200 paraules.
Notes:
{{transcript}}
Agrupar les tasques per persona és el petit detall que fa que un resum funcioni de debò — tothom va directe a buscar el seu nom. Per a més sobre com clavar el to, mira els prompts d'IA per a correus professionals.
6. El registre de decisions
Els equips rarament obliden què van decidir — obliden per què, i un mes després ho tornen a debatre. Aquest prompt captura el raonament i els camins descartats.
Construeix un registre de decisions a partir de les notes de més avall. Per a cada decisió, genera una fila:
Decisió | Per què (una línia) | Responsable de la decisió | Alternatives valorades o descartades
Registra només les decisions que es van acordar realment — no els temes que només es van comentar. Si alguna cosa es va ajornar explícitament, llista-la a part sota "Ajornat — encara per decidir".
Notes:
{{transcript}}
7. Preguntes obertes, entrebancs i riscos
El que es perd pel camí normalment no són les decisions — són les coses sense resoldre que tothom donava per fet que ja controlava algú altre.
A partir de les notes de més avall, extreu tres llistes separades:
A. Preguntes obertes — coses que es van preguntar però mai es van respondre
B. Entrebancs — qualsevol cosa que atura el progrés, i qui o què està bloquejat
C. Riscos o preocupacions plantejats
Anota qui va plantejar cada punt. No incloguis res que es resolgués durant la reunió. Si una llista no té res, escriu "Cap d'identificat".
Notes:
{{transcript}}
8. El resum d'una trucada de vendes o amb un client
Un resum genèric llença l'or d'una trucada de vendes. Aquest conserva els senyals de compra, les objeccions i el següent moviment.
Ets un assistent de vendes. Resumeix la següent trucada amb un client per als nostres registres.
Seccions:
- Punts clau (3–5 pics)
- Punts de dolor del client
- Senyals de compra (pistes de calendari, pressupost o intenció)
- Objeccions o preocupacions (cita el client quan sigui possible)
- Mencions de la competència
- Passos següents (acció, responsable, data límit)
Llista només els passos següents que fan avançar l'acord.
Notes de la trucada:
{{transcript}}
9. Notes d'un 1:1 i de reunions sensibles
Les notes d'un 1:1 o d'una conversa sobre rendiment poden reaparèixer més endavant en un expedient de Recursos Humans, així que les regles d'aquí eviten que l'IA editorialitzi sobre una persona real.
Resumeix aquestes notes d'un 1:1 entre una persona responsable i algú del seu equip.
Seccions:
- Temes principals tractats
- Preocupacions plantejades per la persona de l'equip
- Èxits a reconèixer
- Seguiments de la persona responsable abans del pròxim 1:1
Regles: separa els fets de la interpretació (marca qualsevol cosa que sigui una deducció). Fes servir un llenguatge neutre — sense etiquetes valoratives com "gran rendiment" o "problemàtic". Limita't a allò que es va dir realment.
Notes:
{{transcript}}
Aquest és el prompt de més sensibilitat de la llista. Torna a llegir la comprovació de privadesa de més amunt abans d'enganxar res d'una conversa sobre rendiment — i, en cas de dubte, anonimitza el nom.
10. Convertir un resum en una llista de tasques prioritzada
Un cop tens un resum, això el converteix en una cosa amb què realment pots treballar — ordenat, dimensionat i classificat.
Aquí tens un resum de reunió: {{summary}}
Converteix cada tasca a fer en una llista de tasques prioritzada. Per a cada tasca, genera:
Prioritat (P1/P2/P3) | Tasca | Responsable | Data límit | Esforç (P/M/G)
Ordena per prioritat, primer les P1. Posa qualsevol cosa que estigui bloquejada o sense responsable en una secció a part de "Cal aclarir" al final.
Com gestionar una transcripció de reunió llarga
Una reunió de dues hores produeix un mur de text, i en algun moment l'IA comença a deixar-se coses del principi. Aquí tens què passa realment i com sortejar-ho.
Primer, oblida el vell mite del "límit de caràcters". Els models d'IA llegeixen en tokens (trossos de paraules), i el límit real és quant en poden retenir alhora. El parany: el ChatGPT de consum reté molt menys del que la gent es pensa, mentre que Claude i Gemini poden agafar cadascun aproximadament un milió de tokens — prou per a una transcripció molt llarga. Si estàs enganxant una reunió marató, Claude o Gemini s'ennuegaran menys sovint.
Quan una transcripció és massa llarga per enganxar-la d'una tirada, no t'hi barallis — divideix-la:
Parteix la transcripció per secció de l'ordre del dia o per tema, no a mitja frase.
- Resumeix cada tros per separat.
Després torna a enganxar els resums dels trossos i demana un "resum dels resums".
Aquest enfocament de "resumir per passos" és com et fas una reunió de 90 minuts sense que l'IA s'oblidi discretament de la primera meitat.
Dibuix d'una persona revisant un resum de reunió generat per IA amb una lupa, comprovant els responsables i les dates abans d'enviar-lo
El pas que tothom s'salta: revisa-ho abans d'enviar-ho
Aquí tens la veritat incòmoda sobre els resums de reunions amb IA: són segurs, ben formatats i de vegades estan equivocats. El perill no és la gibberish — és una tasca a fer neta i plausible assignada a la persona equivocada, o una "decisió" que en realitat encara estava en debat.
Això no és hipotètic. Quan uns investigadors van estudiar l'eina de transcripció Whisper d'OpenAI, un d'ells va trobar text inventat en 8 de cada 10 transcripcions d'àudio de reunions públiques — paraules que mai es van dir. Els models de resum es comporten millor que això, però la lliçó es manté: l'IA omple els buits amb ficció plausible, i les notes de reunió són gairebé tot buits.
Així que abans de prémer enviar, fes una passada ràpida:
Repassa els responsables. Cada nom encaixa de debò amb algú que va acceptar aquella tasca? Qualsevol cosa marcada com a SENSE ASSIGNAR és un senyal per anar-ho a preguntar, no un error.
- Comprova al vol dues o tres tasques a fer contra la teva memòria o la transcripció.
Vigila els detalls inventats — dates exactes, imports en euros o "decisions" que no recordes haver pres.
- Esborra sense por. Si una línia et fa mala espina, talla-la. Un resum més curt i exacte val més que un de complet i fictici.
Això és exactament per què els prompts de més amunt forcen SENSE ASSIGNAR i PENDENT en comptes d'endevinalles: fan que l'IA t'ensenyi els buits en comptes de tapar-los.
Fes que els teus prompts de reunió siguin reutilitzables
Si fas el mateix tipus de reunions cada setmana — un standup, un seguiment amb un client, un 1:1 — no vols reescriure aquests prompts cada cop ni furgar per xats vells per trobar el que va funcionar. La gràcia és la reutilització.
El truc és desar cada prompt un cop, amb {{variables}} per a les parts que canvien. El teu prompt de tasques a fer es queda exactament igual; només canvia el {{transcript}}, i obtens el mateix format net cada dilluns sense pensar-hi. (Més sobre això a les variables als prompts d'IA.)
Per a això es va crear PromptNest. Deses un prompt un cop amb marcadors com {{transcript}} o {{meeting_type}}, i quan el necessites, apareix un petit formulari per omplir els buits — el prompt acabat aterra al porta-retalls, a punt per enganxar a ChatGPT, Claude o Gemini. És una app nativa de Mac, així que els teus prompts de reunió són a una sola drecera de teclat de qualsevol finestra.
Les tres regles que fan funcionar qualsevol prompt de reunió
No cal que et memoritzis deu prompts. Necessites tres hàbits, i arreglaran gairebé qualsevol resum de reunió:
Sigues específic amb la forma. Dóna a l'IA un rol i les seccions o columnes exactes que vols. "Resumeix això" és com obtens pasta.
2. Fes que marqui els buits, no que els ompli. Digues-li que escrigui SENSE ASSIGNAR o PENDENT quan falti un responsable o una data, perquè no se n'inventi mai cap.
Llegeix-ho abans d'enviar-ho. Trenta segons comprovant responsables i dates són la diferència entre un resum en què la gent confia i un que crea problemes nous.
La teva pròxima reunió, resolta
Comença senzill: tria els dos prompts que faràs servir més — la majoria es queden amb la taula de tasques a fer i el correu de seguiment — i desa'ls en un lloc on els puguis agafar de pressa. Una nota, un document, el que de debò obriràs.
Si prefereixes no haver de furgar per les notes cada cop, PromptNest manté els teus prompts de reunió organitzats i a una drecera de teclat, amb les {{variables}} ja incorporades perquè només deixis caure la transcripció i endavant. És una app nativa de Mac — un pagament únic de $19.99 a la Mac App Store, sense subscripció — feta exactament per a aquest tipus de reutilització. Sigui com sigui, l'objectiu és el mateix: sortir de la teva pròxima reunió sabent que el seguiment s'escriurà sol.
