Toplantı Özetleri ve Aksiyon Maddeleri için 10 Yapay Zeka Komutu
Dağınık toplantı notlarını derli toplu özetlere ve sahibi belli aksiyon maddelerine çeviren, kopyala-yapıştır 10 yapay zeka komutu — böylece her toplantıdan kimin neyden sorumlu olduğunu bilerek çıkarsınız.
Toplantı yeni bitti. Herkes başını salladı, "harika, yapalım" dedi ve dizüstü bilgisayarını kapattı. Yirmi dakika sonra boş bir belgeye bakıp tam olarak kimin neyi yapmaya söz verdiğini hatırlamaya çalışıyorsunuz — ve o teslim tarihi perşembe miydi yoksa gelecek perşembe miydi diye.
Yapay zeka bunun büyük kısmını yaklaşık on saniyede halledebilir — notlarınızı ya da dökümü yapıştırın, bir komut çalıştırın, aksiyon maddeleriyle birlikte derli toplu bir özet alın. Ama kimsenin söylemediği bir tuzak var: tembel bir komut size tembel bir özet verir, fazla saf bir komut ise kimsenin gönüllü olmadığı bir göreve seve seve bir sahip uydurur. Bu rehber, işi doğru yapan 10 komutu ve yapay zekayı dürüst tutan alışkanlıkları veriyor.
"Bu toplantıyı özetle" neden işe yaramaz bir yığın verir
ChatGPT'ye "bu toplantıyı özetle" yazın, teknik olarak özet sayılan ama pratikte işe yaramayan bir şey alırsınız: ekibin bu konuda ne karar verdiğini söylemeden "ekip zaman planını görüştü" diyen bir madde imleri duvarı.
Çözüm, özet istemeyi bırakıp belirli bir biçime sahip belirli bir belge istemeye başlamak. Her iyi toplantı komutu üç şey yapar:
Bir rol atar. "Sen bir yönetici asistanısın" ya da "Sen bir proje yöneticisisin" demek, yapay zekaya neyin önemli, neyin sadece gevezelik olduğunu söyler.
- Tam çıktıyı tanımlar. "Yapılandırılmış olsun" demeyin. İstediğiniz bölümleri ve sütunları açıkça yazın: Kararlar, Aksiyon Maddeleri (sahibi ve teslim tarihiyle), Açık Sorular.
Sıyrılamayacağı kurallar koyar. En önemlisi: gerçekte söylenmemiş bir sahibi ya da teslim tarihini asla uydurma.
O son kural, gönderebileceğiniz bir özet ile sessizce bir şeyler uyduran bir özet arasındaki farktır. Aşağıdaki her komuta bunu işleyeceğiz. Bu fikrin daha derin haliyle için mükemmel bir komutun anatomisi ve rol komutu yazılarına göz atın.
Bir şey yapıştırmadan önce: 30 saniyelik gizlilik kontrolü
Toplantı notları, bir yapay zekaya teslim edeceğiniz en hassas metinlerden bazılarıdır — maaşlar, müşteri adları, hukuki tartışmalar, yarı şekillenmiş stratejiler. Bir dökümü yapıştırmadan önce, nereye gittiğini düşünmek için 30 saniye ayırın.
- Gerçekten hassas olanı sansürleyin. Gerçek isimleri "Kişi A" ile değiştirin; maaş rakamlarını, müşteri kimliklerini ve hukuki ya da tıbbi her şeyi çıkarın. Yapay zekanın notlarınızı düzenlemek için gerçek isimlere ihtiyacı yok.
Sürümünüzü bilin. Ücretsiz ve bireysel Plus/Pro planlarında, kapatmadığınız sürece sohbetleriniz modeli eğitmek için kullanılabilir (ChatGPT'de: Ayarlar → Veri Kontrolleri). Business, Team ve Enterprise planları varsayılan olarak içeriğinizle model eğitmez.
- Gizli her şey için bir kurumsal sürüm kullanın — ya da hiç yapıştırmayın. Birinin performansıyla ilgili bir birebir görüşme ya da hassas bir yönetim kurulu tartışması, kişisel bir ücretsiz hesaba girmemeli.
Bu paranoya değil; kullanışlı bir araç ile bir sızıntı arasındaki fark. Metnin nereye gideceğini bir kez halletikten sonra, aşağıdaki komutlar gerisini yapar.
Solda dağınık toplantı notlarının sağda sahipleri atanmış derli toplu bir kontrol listesine dönüştüğünü gösteren çizim
10 toplantı komutu
Her komut, değiştireceğiniz kısımlar için {{çift süslü parantez}} kullanır — notlarınızı ya da dökümü {{transcript}} yazan yere yapıştırın ve gerisini doldurun. Bugünün modelleri için yazıldılar (ChatGPT'nin GPT-5.5'i, Claude Opus 4.8, Google'ın Gemini 3 Flash'ı), ama seçici değiller — güncel herhangi bir yapay zeka asistanı bunların üstesinden gelir. Her zaman olduğu gibi, çıktıyı kutsal bir metin değil, güçlü bir ilk taslak olarak görün.
1. 30 saniyelik yönetici özeti
Yoğun bir yöneticinin yalnızca sonucu istediği durumlar için. Bu komut adım adım anlatımı atar ve size kararları ve etkiyi verir.
Sen bir yönetici asistanısın. Aşağıdaki toplantı notlarını oku ve odada olmayan yoğun bir yönetici için bir özet (TL;DR) yaz.
Tam olarak şunu çıkar:
1. Bu toplantının gerçekte ne hakkında olduğunu anlatan tek cümlelik bir başlık
2. "Önemli sonuçlar" — 3 madde
3. "Alınan kararlar"
4. "Riskler veya zaman planı etkileri"
Laf kalabalığını, takvim ayarlamalarını ve önemsiz konu dışı şeyleri yok say. "Ekip görüştü" gibi belirsiz ifadeler kullanma — gerçekte ne karar verildiğini belirt. 150 kelimenin altında tut.
Notlar:
{{transcript}}
2. Sahibi ve teslim tarihi belli aksiyon maddeleri
En çok kullanacağınız komut — ve en çok ters gitmeye meyilli olanı, çünkü yapay zeka görevleri asla kabul etmemiş kişilere atamaya bayılır. Bu komuttaki kural, onu tahmin yürütmek yerine belirsiz olan her şeyi işaretlemeye zorlar.
Aşağıdaki notlardan her aksiyon maddesini şu sütunlardan oluşan bir tabloya çıkar: Görev | Sahibi | Teslim Tarihi | Öncelik (Yüksek/Orta/Düşük).
Kurallar:
- Yalnızca net bir görev olduğunda bir satır oluştur.
- Sahibi net olarak belirtilmemişse "ATANMADI" yaz. Teslim tarihi verilmemişse "BELİRSİZ" yaz. Asla bir sahip ya da tarih tahmin etme.
- Tablonun altına, sahibi ya da teslim tarihi eksik olan her görevi listeleyen "Netleştirme gerekiyor" başlıklı bir bölüm ekle.
Notlar:
{{transcript}}
İşin bütün püf noktası o ATANMADI / BELİRSİZ talimatı. O olmadan, yapay zeka boşlukları kendinden emin görünen uydurmalarla doldurur ve üç hafta sonra "birinin" müşteriye e-posta atması gerektiğini öğrenirsiniz.
3. Resmi toplantı tutanağı
Yönetim kurulları, komiteler ve resmi bir kayda dönüşen her şey için. Burada kısıtlamalar önemli — oylama uyduran resmi bir kayıt, hiç kayıt olmamasından daha kötüdür.
Sen profesyonel bir tutanak tutucususun. Aşağıdaki notlardan, şu yapıda resmi bir toplantı tutanağı oluştur:
- Toplantı başlığı, tarihi ve saati
- Katılımcılar (ve yok olarak belirtilen herkes)
- Görüşülen gündem maddeleri
- Alınan kararlar (numaralı)
- Aksiyon maddeleri (tablo: Sahibi | Aksiyon | Teslim Tarihi)
- Açık sorular / bekletilen konular
- Sonraki toplantı
Tarafsız, olgusal bir dil kullan. Yorum ya da çıkarım ekleme; önerge, oylama, isim ya da notlarda olmayan herhangi bir ayrıntı uydurma.
Notlar:
{{transcript}}
4. Uzun bir Zoom veya Teams dökümünü özetle
Ham dökümler dağınıktır — "Konuşmacı 1", zaman damgaları, yarım cümleler, 60 dakikalık bir yığın. Bu komut tam bunun için yapıldı ve doğrudan Anthropic'in kendi komut rehberinden bir teknik ödünç alıyor.
{{transcript}}
Yukarıdaki, ham bir toplantı dökümü. Önce, en önemli 5–8 anı bul ve alıntıla — kararlar, taahhütler ve anlaşmazlıklar. Ardından, yalnızca bu alıntıları kullanarak şunları içeren bir özet yaz:
- Bağlam (tek satır)
- Önemli kararlar
- Aksiyon maddeleri (Sahibi, Teslim tarihi — belirtilmemişse ATANMADI/BELİRSİZ yaz)
- Açık sorular
Konuşmacı etiketleri genel olabilir (Konuşmacı 1, Konuşmacı 2). İfadeleri verilen etikete ata. Kimsenin gerçek adını tahmin etme.
Toplantıyı, herkese borçlu olduğunuz e-postaya dönüştürün — herkesin görevleri tek tek belirtilsin ki kimse kendininkini görmediğini iddia edemesin.
Aşağıdaki toplantı notlarını kullanarak katılımcılara kısa bir takip e-postası yaz.
Yapı:
- Tek satırlık bir teşekkür
- "Kısa özet" — 3 ila 4 önemli nokta
- "Alınan kararlar"
- "Senin aksiyon maddelerin" — kişiye göre gruplanmış, her biri teslim tarihiyle
- (Belirlendiyse) sonraki toplantıyı teyit eden bir kapanış satırı
Profesyonel ama samimi. 200 kelimenin altında.
Notlar:
{{transcript}}
Aksiyon maddelerini kişiye göre gruplamak, bir özeti gerçekten işe yaratan o küçük dokunuş — herkes doğrudan kendi adına kaydırır. Tonu tam tutturmaya dair daha fazlası için profesyonel e-postalar için yapay zeka komutları yazısına bakın.
6. Kararlar günlüğü
Ekipler ne karar verdiklerini nadiren unutur — nedenini unuturlar ve bir ay sonra konuyu yeniden tartışmaya açarlar. Bu komut, gerekçeyi ve seçilmeyen yolları yakalar.
Aşağıdaki notlardan bir karar günlüğü oluştur. Her karar için bir satır çıkar:
Karar | Neden (tek satır) | Karar sahibi | Düşünülen ya da reddedilen alternatifler
Yalnızca gerçekten üzerinde anlaşılan kararları kaydet — sadece görüşülen konuları değil. Bir şey açıkça ertelendiyse, onu "Ertelendi — henüz karar verilmedi" altında ayrıca listele.
Notlar:
{{transcript}}
7. Açık sorular, engeller ve riskler
Genelde çatlaklardan düşen şey kararlar değildir — herkesin başka birinin takip ettiğini varsaydığı, çözülmemiş şeylerdir.
Aşağıdaki notlardan üç ayrı liste çıkar:
A. Açık sorular — sorulmuş ama hiç yanıtlanmamış şeyler
B. Engeller — ilerlemeyi durduran her şey ve kim ya da ne engellenmiş
C. Dile getirilen riskler ya da endişeler
Her maddeyi kimin gündeme getirdiğini not et. Toplantı sırasında çözülen hiçbir şeyi dahil etme. Bir listede hiçbir şey yoksa "Belirlenmedi" yaz.
Notlar:
{{transcript}}
8. Satış veya müşteri görüşmesi özeti
Genel bir özet, bir satış görüşmesindeki altını çöpe atar. Bu komut, satın alma sinyallerini, itirazları ve sonraki hamleyi tutar.
Sen bir satış asistanısın. Aşağıdaki müşteri görüşmesini kayıtlarımız için özetle.
Bölümler:
- Önemli noktalar (3–5 madde)
- Müşterinin sorun noktaları
- Satın alma sinyalleri (zaman planı, bütçe ya da niyet ipuçları)
- İtirazlar ya da endişeler (mümkünse müşteriden alıntı yap)
- Rakip adı geçenler
- Sonraki adımlar (aksiyon, sahibi, teslim tarihi)
Yalnızca anlaşmayı ileriye taşıyan sonraki adımları listele.
Görüşme notları:
{{transcript}}
9. Birebir ve hassas toplantı notları
Bir birebir görüşmeden ya da bir performans konuşmasından çıkan notlar daha sonra bir İK dosyasında yeniden karşınıza çıkabilir, bu yüzden buradaki kurallar yapay zekanın gerçek bir kişi hakkında yorum yapmasını engeller.
Bir yönetici ile doğrudan bağlı çalışanı arasındaki bu birebir notlarını özetle.
Bölümler:
- Görüşülen ana konular
- Çalışanın dile getirdiği endişeler
- Takdir edilecek başarılar
- Yöneticinin bir sonraki birebir öncesi takip edecekleri
Kurallar: olguları yorumdan ayır (çıkarım olan her şeyi etiketle). Tarafsız bir dil kullan — "güçlü performans gösteren" ya da "sorunlu" gibi değerlendirici etiketler kullanma. Gerçekte söylenene sadık kal.
Notlar:
{{transcript}}
Bu, listedeki en yüksek hassasiyetli komut. Bir performans konuşmasından bir şey yapıştırmadan önce yukarıdaki gizlilik kontrolünü yeniden okuyun — ve şüpheniz varsa ismi sansürleyin.
10. Bir özeti öncelikli görev listesine çevir
Bir özetiniz olduğunda, bu komut onu gerçekten üzerinde çalışabileceğiniz bir şeye dönüştürür — sıralanmış, boyutlandırılmış ve düzenlenmiş.
İşte bir toplantı özeti: {{summary}}
Her aksiyon maddesini öncelikli bir görev listesine dönüştür. Her görev için şunu çıkar:
Öncelik (P1/P2/P3) | Görev | Sahibi | Teslim tarihi | Eforu (S/M/L)
Önceliğe göre sırala, önce P1. Engellenen ya da sahibi eksik olan her şeyi en alttaki ayrı bir "Netleştirme gerekiyor" bölümüne koy.
Uzun bir toplantı dökümüyle nasıl başa çıkılır
İki saatlik bir toplantı bir metin duvarı üretir ve bir noktada yapay zeka baştaki şeyleri düşürmeye başlar. İşte aslında olan biten ve bunu nasıl aşacağınız.
Önce, eski "karakter limiti" efsanesini unutun. Yapay zeka modelleri token (sözcük parçaları) olarak okur ve asıl sınır, bir anda ne kadarını tutabildikleridir. İşin tuhafı: bireysel ChatGPT, insanların sandığından çok daha azını tutarken, Claude ve Gemini'nin her biri kabaca bir milyon token alabilir — çok uzun bir döküm için fazlasıyla yeterli. Maraton bir toplantıyı yapıştırıyorsanız, Claude ya da Gemini daha az tıkanır.
Bir döküm tek seferde yapıştırılamayacak kadar uzunsa, direnmeyin — parçalara bölün:
Dökümü cümle ortasından değil, gündem bölümüne ya da konuya göre bölün.
- Her parçayı kendi başına özetleyin.
Sonra parça özetlerini geri yapıştırıp bir "özetlerin özetini" isteyin.
Bu "adım adım özetle" yaklaşımı, 90 dakikalık bir toplantıyı yapay zeka ilk yarıyı sessizce unutmadan aşmanın yoludur.
Yapay zekanın oluşturduğu bir toplantı özetini büyüteçle inceleyen, göndermeden önce sahipleri ve tarihleri kontrol eden bir kişinin çizimi
Herkesin atladığı tek adım: göndermeden önce kontrol et
Yapay zeka toplantı özetleriyle ilgili rahatsız edici gerçek şu: kendinden emin, güzel biçimlendirilmiş ve bazen de yanlışlar. Tehlike anlamsız bir metin değil — yanlış kişiye atanmış, tertemiz ve makul görünen bir aksiyon maddesi ya da aslında hâlâ tartışmaya açık olan bir "karar".
Bu varsayımsal değil. Araştırmacılar OpenAI'nin Whisper döküm aracını incelediğinde, biri kamuya açık toplantıların her 10 ses dökümünden 8'inde uydurma metin buldu — hiç söylenmemiş sözcükler. Özetleme modelleri bundan daha uslu davranır, ama ders aynı kalıyor: yapay zeka boşlukları makul kurgularla doldurur ve toplantı notları çoğunlukla boşluktur.
Yani göndere basmadan önce, hızlı bir gözden geçirme yapın:
Sahipleri tarayın. Her isim, o görevi kabul eden biriyle gerçekten örtüşüyor mu? ATANMADI olarak işaretlenmiş her şey, bir başarısızlık değil, gidip sormanız için bir işarettir.
- İki üç aksiyon maddesini hafızanıza ya da döküme karşı tek tek kontrol edin.
Uydurulmuş ayrıntılara dikkat edin — tam tarihler, dolar rakamları ya da verdiğinizi hatırlamadığınız "kararlar".
- Çekinmeden silin. Bir satır tuhaf geliyorsa, kesin atın. Kısa ve doğru bir özet, eksiksiz ama kurgu bir özetten iyidir.
İşte yukarıdaki komutların tahmin yerine ATANMADI ve BELİRSİZ'i zorlamasının nedeni tam da bu: boşlukları örtbas etmek yerine size göstermelerini sağlıyorlar.
Toplantı komutlarınızı yeniden kullanılabilir yapın
Her hafta aynı tür toplantıları yapıyorsanız — bir günlük durum toplantısı, bir müşteri görüşmesi, bir birebir — bu komutları her seferinde yeniden yazmak ya da işe yarayanı bulmak için eski sohbetleri karıştırmak istemezsiniz. Bütün mesele yeniden kullanım.
Püf nokta, her komutu, değişen kısımlar için {{değişkenler}} ile bir kez kaydetmek. Aksiyon maddeleri komutunuz tıpatıp aynı kalır; yalnızca {{transcript}} değişir ve her pazartesi düşünmeden aynı derli toplu biçimi elde edersiniz. (Bununla ilgili daha fazlası yapay zeka komutlarında değişkenler yazısında.)
PromptNest tam da bunun için yapıldı. Bir komutu {{transcript}} ya da {{meeting_type}} gibi yer tutucularla bir kez kaydedersiniz ve ihtiyacınız olduğunda boşlukları doldurmanız için küçük bir form açılır — bitmiş komut panonuza düşer, ChatGPT, Claude ya da Gemini'ye yapıştırmaya hazır. Native bir Mac uygulaması olduğu için toplantı komutlarınız herhangi bir pencereden tek bir klavye kısayolu uzaklıkta.
Herhangi bir toplantı komutunu işe yaratan üç kural
On komutu ezberlemenize gerek yok. Üç alışkanlığa ihtiyacınız var ve bunlar neredeyse her toplantı özetini düzeltir:
Biçim konusunda net olun. Yapay zekaya bir rol ve istediğiniz tam bölümleri ya da sütunları verin. "Bunu özetle", lapa elde etmenin yoludur.
2. Boşlukları doldurtmayın, işaretletin. Bir sahip ya da tarih eksik olduğunda ATANMADI veya BELİRSİZ yazmasını söyleyin, böylece asla bir tane uydurmaz.
Göndermeden önce okuyun. Sahipleri ve tarihleri kontrol etmek için harcanan otuz saniye, insanların güvendiği bir özet ile yeni sorunlar yaratan bir özet arasındaki farktır.
Bir sonraki toplantınız, halledildi
Basit başlayın: en çok kullanacağınız iki komutu seçin — çoğu insan aksiyon maddeleri tablosu ile bilgilendirme e-postasında karar kılar — ve onları hızlıca ulaşabileceğiniz bir yere kaydedin. Bir not, bir belge, gerçekten açacağınız her ne ise.
Her seferinde notların arasında avlanmak istemiyorsanız, PromptNest toplantı komutlarınızı düzenli ve bir klavye kısayolu uzaklıkta tutar; {{değişkenler}} da hazır gelir, böylece sadece dökümü bırakır ve devam edersiniz. Native bir Mac uygulaması — Mac App Store'da tek seferlik $19.99, abonelik yok — tam da bu tür bir yeniden kullanım için yapıldı. Her iki durumda da hedef aynı: bir sonraki toplantınızdan, takibin kendi kendini yazacağını bilerek çıkın.
