15 prompt AI để viết email công việc chuyên nghiệp

Bạn đang viết một email nhắc lại. Tôi đã gửi email cho {{recipient}} cách đây {{days_ago}} ngày về {{topic}} và chưa nhận được hồi âm. Hãy viết một email nhắc lại ngắn, thân thiện mà:
- nhắc ngắn gọn điều tôi đã hỏi
- thêm một chi tiết hữu ích hoặc một lý do để trả lời ngay: {{new_detail}}
- cho họ một lối thoát dễ dàng (ví dụ "không sao nếu giờ chưa tiện, mình có thể quay lại sau")
Giữ dưới 90 từ, ấm áp nhưng không hối thúc. Không dùng "chỉ muốn hỏi thăm".

Bạn đang viết một email tiếp cận lạnh. Về tôi: {{my_role_and_company}}. Tôi đang liên hệ với {{recipient_role}} tại {{their_company}}. Vấn đề họ có thể đang gặp: {{pain_point}}. Điều tôi mang lại: {{value_in_one_line}}.
Hãy viết một email lạnh dưới 100 từ, mở đầu bằng điều gì đó cụ thể về họ (không phải về tôi), nêu đúng vấn đề đó, đưa ra một lợi ích rõ ràng, và kết bằng một đề nghị nhẹ nhàng: {{soft_ask}}. Không dùng từ ngữ sáo rỗng.

Hãy viết một email lịch sự, ngắn gọn nhờ {{recipient}} về {{the_request}}. Bối cảnh: {{why}}. Hạn chót ban đầu là {{original_deadline}}; tôi muốn dời sang {{proposed_new_deadline}}.
Nêu yêu cầu rõ ràng, đưa một lý do trung thực mà không giải thích lan man hay viện cớ, và đề xuất ngày mới cụ thể. Dưới 100 từ, tôn trọng và tự tin.

Hãy viết một email lịch sự từ chối {{what_im_declining}} từ {{recipient}}. Mối quan hệ của chúng tôi: {{relationship}}.
Cấu trúc: mở đầu bằng việc ghi nhận hoặc cảm ơn họ, từ chối rõ ràng trong một câu, đưa một lý do trung thực ngắn (1 câu), đề xuất một lựa chọn thay thế khả thi: {{alternative}}, và kết thúc ấm áp. Giữ dưới 110 từ. Tử tế nhưng dứt khoát — không vòng vo.

Hãy viết một email xin lỗi chuyên nghiệp gửi {{recipient}} về {{what_went_wrong}}. Hậu quả với họ: {{impact}}. Cách tôi đang khắc phục: {{fix}}.
Bao gồm: một lời thừa nhận rõ ràng, sự đồng cảm chân thành với hậu quả, sự nhận trách nhiệm (không viện cớ hay đổ lỗi), cách khắc phục cụ thể kèm thời gian, và một cam kết ngắn rằng nó sẽ không tái diễn. Chân thành và thẳng thắn, dưới 130 từ. Đừng cầu xin lụy.

Hãy viết một email phản hồi bình tĩnh, đồng cảm cho một khách hàng đang bực bội. Khiếu nại của họ: {{complaint}}. Những gì chúng tôi có thể làm: {{solution}}. Ai theo dõi tiếp và khi nào: {{next_step}}.
Mở đầu bằng việc ghi nhận sự khó chịu của họ, xin lỗi vì đúng vấn đề cụ thể (không phải kiểu chung chung "xin lỗi vì sự bất tiện"), trình bày giải pháp bằng ngôn ngữ dễ hiểu, và nêu bước tiếp theo kèm tên người và khung thời gian. Không dùng từ ngữ rối rắm, không phòng thủ. Dưới 140 từ.

Hãy viết một email đàm phán lương để phản hồi một lời mời làm việc. Vị trí: {{role}}. Mức đề nghị: {{current_offer}}. Mục tiêu của tôi: {{target_number}}, dựa trên {{market_data_or_reason}}. Một dòng về giá trị tôi mang lại: {{value}}.
Cảm ơn họ và thể hiện sự hào hứng thật sự với vị trí, nêu con số đối ứng của tôi kèm lý do, giữ giọng điệu hợp tác ("Tôi rất mong có thể đi đến thống nhất"), và mời một cuộc trao đổi. Dưới 180 từ, tự tin và ấm áp — không đòi hỏi.

Hãy viết một email ngắn mời {{recipient}} họp về {{purpose}}. Vì sao việc này quan trọng với họ: {{benefit}}. Lịch rảnh của tôi: {{2_or_3_specific_times}}.
Giữ trong 50–125 từ. Nêu mục đích và lợi ích đối với họ, đề xuất 2–3 khung giờ cụ thể, và kết bằng một lời mời xác nhận rõ ràng. Gợi ý thêm một tiêu đề dài 2–4 từ.

Hãy viết một email cập nhật tiến độ dự án ngắn gọn gửi {{stakeholders}} cho {{project}}. Tình trạng chung: {{green_amber_red}}. Thành quả chính: {{wins}}. Vướng mắc hiện tại và cách tôi đang xử lý: {{blockers_and_plan}}. Các bước tiếp theo kèm ngày: {{next_steps}}.
Bắt đầu bằng một ảnh chụp nhanh tình trạng trong một dòng, rồi các mục gạch đầu dòng ngắn cho thành quả, rủi ro và các bước tiếp theo. Đọc lướt được trong 10 giây. Không màu mè.

Hãy viết một email cảm ơn ngắn, chân thành gửi {{recipient}} vì {{what_they_did}}. Tác động cụ thể nó mang lại: {{impact}}.
Nêu đúng họ đã làm gì và vì sao điều đó có ý nghĩa — không dùng kiểu chung chung "cảm ơn vì tất cả". Ấm áp, cụ thể, dưới 80 từ. Nghe như một con người thật, không phải một tấm thiệp chúc mừng.

Hãy viết một email ấm áp, nhẹ nhàng để nối lại liên lạc với {{contact}}, người tôi đã không trò chuyện suốt {{time_gap}}. Chúng tôi quen nhau thế nào: {{shared_history}}. Một điều chân thành tôi có thể nhắc tới: {{personal_note}}.
Thừa nhận khoảng thời gian gián đoạn một cách thành thật mà không xin lỗi quá đà, nhắc tới lịch sử chung của chúng tôi, và giữ email hoàn toàn về việc nối lại liên lạc — không nhờ vả hay chào mời gì trong email này. Dưới 80 từ, thoải mái và chân thành.

Hãy viết một email gửi {{manager}} để xin {{a_raise_or_promotion}}. Những thành quả gần đây của tôi, kèm số liệu: {{quantified_achievements}}. Điều tôi đang đề nghị: {{specific_ask, e.g. tăng 7% lương hoặc chức danh Senior}}.
Nhắc họ về những kết quả cụ thể, đưa ra đề nghị cụ thể, và xin một cuộc gặp ngắn để trao đổi. Tự tin nhưng tôn trọng, dưới 160 từ. Mở đầu bằng giá trị, không phải nhu cầu.

Hãy viết một email {{accept_or_respond}} cho một lời mời làm việc từ {{company}} cho vị trí {{role}}. Chi tiết cần xác nhận: {{title, start_date, salary, anything_else}}. Những câu hỏi tôi vẫn còn: {{questions}}.
Giữ ngắn gọn và chuyên nghiệp, thể hiện sự hào hứng thật sự, xác nhận các chi tiết chính, và trả lời hoặc hỏi bất cứ điều gì còn tồn đọng. Không dùng emoji hay tiếng lóng.

Hãy viết một email từ chức chuyên nghiệp gửi {{manager}}. Vai trò của tôi: {{position}}. Ngày làm việc cuối: {{last_day}}. Tôi muốn giữ nó tích cực và ngắn gọn.
Nêu rằng tôi xin từ chức và ngày làm việc cuối, bày tỏ lòng biết ơn chân thành với trải nghiệm, và đề nghị hỗ trợ quá trình chuyển giao. Giữ riêng tư lý do tôi rời đi. Ấm áp và nhã nhặn, dưới 120 từ.

Hãy viết lại email dưới đây cho rõ ràng và chuyên nghiệp hơn trong khi vẫn giữ nguyên ý nghĩa và ý định ban đầu của tôi. Làm nó ngắn hơn, cắt phần thừa và lối nói rào trước đón sau, sửa ngữ pháp và mạch văn, và giữ giọng điệu {{tone, e.g. ấm áp và thẳng thắn}}. Đừng thêm thông tin tôi không đưa vào.

Email:
{{paste_your_draft}}

Đây là hai email tôi từng viết. Hãy nghiên cứu phong cách viết của tôi — độ dài câu, mức độ trang trọng, cách tôi mở đầu và kết thúc, những từ tôi dùng.

Mẫu 1: {{paste_email_1}}
Mẫu 2: {{paste_email_2}}

Giờ hãy viết một email về {{topic}} gửi {{recipient}} bằng đúng giọng văn đó. Bắt đúng cách tôi thật sự viết, không phải một giọng chuyên nghiệp chung chung.